Die ALPEN-Methode – Schluss mit dem Chaos

Schluss mit dem Chaos, die ALPEN-Methode. Das ist natürlich ein recht „reißerischer“ Titel für diesen Beitrag.

Was ich damit sagen möchte ist. Ich probiere es nun noch einmal unter „Projekt“-Bedingungen aus. Ich weis nicht wem die ALPEN-Methode von Seiwert bereits etwas sagt, aber im Prinzip handelt es sich um eine schlichte ToDo-Liste die nach einem bestimmte Schema aufgebaut und bearbeitet wird.

Ich werde in den nächsten Wochen versuchen meinen Arbeitstag mit der ALPEN Methode zu organisieren. Anschließend werde ich den ein oder anderen Punkt in einem weiteren Beitrag ansprechen.

Aber nun erstmal eine kurze Erläuterung der ALPEN Methode.

Das Akronym A.L.P.E.N.

ALPEN steht in diesem Fall natürlich nicht für das wunderschöne Gebirge. Es handelt sich um ein Akronym für die Aktivitäten die diese Methode beschreibt.

• Aufgaben und Termine auflisten
• Längen schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen fällen
• Nachkontrolle durchführen

Klingt im ersten Moment nach recht viel zusätzlicher Arbeit um die Zeitnutzung zu verbessern. Ob das nun wirklich Kontraproduktiv ist, oder nicht werde ich ausprobieren. Die Methode soll vor allem dann sinnvoll bzw. effizient sein wenn man morgens so viele Aufgaben auf dem Tisch liegen hat, das man absolut nicht weis wie man beginnen soll.

Für mich beginnt hier schon das erste kleine Problem. Ich suche eine Methode, mit der ich meinen privaten Alltag regeln kann. Ich habe momentan so viele Baustellen. Mein Sohn will versorgt / bespaßt werden, dafür brauche ich zwar keine Planung im eigentlichen Sinne, aber das nimmt nun einmal einen Großteil der Zeit in Anspruch. Freundin, da brauche ich wohl nichts weiter zu zusagen. Das Haus muss in Schuss gehalten und der Garten gepflegt werden. Ich habe alleine vier Projekte die ich gerne anfangen würde umzusetzen, da ich denke das diese mir ein wenig finanziell unter die Arme greifen könnten. Insofern ich jemals Zeit dafür habe mit einem dieser Projekte zu beginnen.

Für die Arbeit wäre solch eine Methode allerdings ebenfalls nicht verkehrt. Führe ich nun zwei unterschiedliche Listen?

Nunja, lasst uns erst einmal schauen was die einzelnen Aktivitäten der ALPEN-Methode genau vorsehen.

Aufgaben und Termine auflisten

Dieser Punkt ist schnell erklärt. Alle Aufgaben die einem für den nächsten Tag in den Sinn kommen werden zunächst notiert. Eine einfache Handgeschriebene Liste oder direkt in Excel.
folgende Punkte sollten dabei mit aufgeschrieben werden.

• Art der Tätigkeit.
• Ort wo die Aufgabe ausgeführt werden soll.
• Startzeit- Wann möchten oder müssen Sie mit der Aufgabe beginnen.

Aufgaben die am heutigen Tag nicht geschafft wurden, sollten natürlich auch mit aufgenommen werden. Nur weil man es heute nicht geschafft hat, verfällt die Aufgabe ja in der Regel nicht.

Längen schätzen

Hier kommt der Punkt wo ich mich am schwersten tue. Zeiten schätzen. Ich kann in der Regel nie gut abschätzen wie lange eine Tätigkeit dauert. Okay, den Müll rausbringen würde ich nun auch nicht mit drei Stunden ansetzen.
Dieser Punkt ist aber ungemein wichtig. Natürlich dauert es ein wenig bis man Zeiten von ToDos korrekt abschätzen kann. Die meisten Menschen können konzentrierter und schneller arbeiten wenn eine Aufgabe in einer vorgegebenen Zeit erledigt werden muss. Dafür ist natürlich Selbst-Disziplin gefragt. Immerhin gebe ich mir die Zeit ja selbst vor.

Pufferzeiten einplanen

Pufferzeiten sind ungemein wichtig. Planen Sie genug ein. Ein Grober Richtwert den ich schon öfter gelesen habe ist folgender:

• Zweidrittel der Zeit für konkrete Aufgaben
• Ein Drittel der Zeit als Puff

Sollte man sich mal beim Längen schätzen verschätzt haben, kann man trotzdem gelassen und frei von Stress die Aufgabe zu ende führen. Sollte der Puffer für eine Aufgabe doch nicht reichen, dann wurde wahrscheinlich eine Aufgabe die viel Kopfarbeit erfordert zur falschen Zeit angesetzt. In der Regel gilt:

Zwischen 8:30 Uhr und 11:00 Uhr sowie zwischen 18:30 Uhr bis 21:00 Uhr sollten Aufgaben erledigt werden die viel Kopfarbeit erfordern. Natürlich kann die eigene Leistungskurve davon abweichen. Aber das wird sich im Laufe der Zeit herausstellen.

Entscheidungen fällen

Oder auch Aussortieren. Häufig wird es so sein, das einfach zu viele Aufgaben auf dem Zettel stehen um sie an einem Tag zu erledigen. Die Aufgaben müssen Priorisiert werden. Muss diese Aufgabe unbedingt selbst erledigt werden, was könnte man delegieren?

Nachkontrolle durchführen

Die ersten male Nachkontrolle werden wohl bei jedem sehr ernüchternd sein. Man wird feststellen, das das ganze noch nicht wirklich wie Gedacht funktioniert. Viele Aufgaben wurden schlichtweg falsch eingeschätzt. Sei es vom Zeitlichen Aufwand her oder ob sie evtl. doch am nächsten Tag hätten erledigt werden können.

Es sollte geprüft werden ob die Pufferzeiten ausreichend waren, ob die Prioritäten korrekt gesetzt wurden und vor allem wie es einem nach dem Tag geht. Ist man Stress frei durch den Tag gekommen und hat ein gutes Gefühl? Oder hat man sich selbst so unter druck gesetzt mit der Planung das man völlig geschlaucht den Abend erreicht?

Durch die Nachkontrolle soll die Planung verfeinert werden. Learning by doing – heißt es hier.

Fazit

Die ALPEN Methode ist vor allem für Menschen geeignet die sich schon immer selbst gut organisieren konnten. Menschen mit geringer Selbstdisziplin, oder Menschen die sich gern einmal Ablenken lassen werden mit dieser Methode wohl nicht glücklich werden. Ebenfalls ist es schwierig diese Methode in einem Team anzuwenden. Gerade bei Teamarbeit sind die Prozesse häufig von dynamischer Natur. Hier passt die ALPEN Methode einfach nicht hinein.